1、先写标题，再写开头，包括会议形式、背景、会议名称、地点、时间、主题、评价、参会人员及指导思想和目的。

2、再写文号和行文时间，文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面。

3、正文要纪实会议内容，概括会议决定，反应会议全貌，并写出段落开头语和引用性文字，列出决议的事项。

4、结尾一般以会议为主题，发出号召和贯彻落实会议精神，强调会议中心思想和会议核心问题，并对会议作出简要评价。

会议纪要：

是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。包括会议的基本情况、主要精神及中心内容，便于向上级汇报或向有关人员传达及分发。整理加工时或按会议程序记叙，或按会议内容概括出来的几个问题逐一叙述。纪要要求会议程序清楚，目的明确，中心突出，概括准确，层次分明，语言简练。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种法定公文，是下行文。